Als een baas

Je hoeft niet alles zelf te doen. Stap 1: automatisering (2/2)

Als zelfstandig ondernemer denk je misschien dat je alles alleen moet doen. Dat is echter helemaal niet waar. In de digitale wereld waarin wij leven kunnen we een heleboel expertise van anderen voor ons eigen voordeel gebruiken. De gratis en goedkope apps en tools die bedrijven hebben ontwikkeld zijn ervoor om jou te helpen je processen te automatiseren. Dit is het tweede artikel wat daar dieper op in gaat.

In het eerste artikel vertelde ik al hoe je op het gebied van verkopen, mail en administratie grote stappen kunt zetten. Dit keer ga ik het hebben over social media, je website en organisatie in het algemeen. Het wordt weer een uitgebreid artikel, dus laten we er meteen induiken.

 

Social Media

later instagram preview link notebook automatiserenPlannen

Ben jij net als ik constant bezig met je social media? Bedenken wat je nu weer moet plaatsen, terugzoeken naar wat je al hebt gedaan en spieken bij anderen hoe zij dat doen? Sinds ik Later gebruik ben ik daar helemaal vanaf. Ik plan om de zoveel tijd een dagdeel in waarin ik alleen maar terug lees in onze blogs, data analyseer en nieuwe posts ontwikkel en in plan. Niet alleen voor Instagram, maar ook Pinterest, Twitter én Facebook pak ik in één keer mee. Zo hoef ik nooit meer te denken “oh ja, we hebben al een tijdje niet meer gepost” en blijven jullie relevante kennis van ons ontvangen.

Voorheen gebruikte ik Hootsuite, maar over Later ben ik enthousiaster. Over Buffer en Planoly heb ik ook veel goeds gehoord, hoewel Planoly wel alleen voor Instagram is. In essentie zijn ze in de basis allemaal hetzelfde. Waar ik wel echt super enthousiast over ben is de Instagram preview optie van Later. Hierin kun je van tevoren al zien hoe je profiel eruit komt te zien. Handig, want dan kun je er visueel ook voor zorgen dat je profiel er goed uitziet! Mochten twee posts mooier zijn als je ze omwisselt, dan kun je dat hier simpel doen. Ze nemen daarbij elkaars schedule time over. Daarnaast kun je vaste momenten kiezen waarop je naar voorkeur post (bijvoorbeeld aan de hand van de data over wanneer jouw bezoekers online zijn). Dan plant Later je nieuwste foto via de Preview optie automatisch in op het eerstvolgende vrije tijdstip. Handig toch?

Automatisch antwoord (Facebook)

Zoals ik in de vorige blog aangaf ben ik persoonlijk alleen fan van het automatisch antwoord als out-of-office bericht in je mail. Maar we zijn allemaal ook actief op social media. Dus het zou natuurlijk te gek zijn dat wanneer mensen je proberen te bereiken, ze ook hier weten dat je er niet bent. Zo kan jij op vakantie ook je social media laten rusten en echt genieten. Ook kun jij door middel van een automatisch bericht de bezoeker van je Facebook juist motiveren om een bericht te sturen. Dit kan tegenwoordig ook in Facebook Messenger.

Er zijn drie opties.

1. Messenger-begroeting. Zodra een nieuwe bezoeker de chat opent ziet hij/zij direct een welkomstbericht. Zo kun je iemand motiveren om daadwerkelijk een bericht te sturen.
2. Expresantwoord. In dit geval wordt er altijd een automatisch bericht gestuurd nadat iemand jou iets stuurt. Perfect wanneer je vaak wat later pas kunt antwoorden, om de persoon te bedanken voor het bericht en te laten weten dat je zo snel mogelijk zal antwoorden.
3. Reageren wanneer je geen toegang hebt tot Facebook. Wanneer Facebook ziet dat je niet online bent wordt dit bericht verstuurd. Ook kun je kiezen om op vaste tijden een bericht te sturen. Bijvoorbeeld buiten jouw kantooruren. Dit geeft degene die jou stuurt rust omdat hij/zij weet wanneer ze een antwoord kunnen verwachten en jij voelt geen druk meer om zsm overal op te antwoorden!

Deze opties vind je als volgt. (Ik heb mijn Facebook in het Engels ingesteld, dus de Nederlandse variant van de knoppen weet ik niet) Ga naar je Facebook pagina, open de Settings. Klik op Messaging en vind de Response Assistant. Hier kun je alledrie de opties vinden.

Facebook Messaging Response Assistant automatiseren

Foto’s bewerken

Ben jij een fotograaf? Dan ken je ‘Actions’ optie in Photoshop vast allang. Het fijne hieraan is dat je maar 1 foto hoeft te bewerken wanneer je meerdere foto’s hebt gemaakt in dezelfde situatie. Met deze functie neemt Photoshop jouw acties op. Daarna speelt Photoshop ze aan de hand van een bepaalde trigger. Ook kan je op deze manier snel jouw filter/effect over elke foto heen gooien. Ik kan het vertellen, maar KingTutsPro heeft dat al gedaan, dus daar maak ik met plezier gebruik van 😄

Website

Op je website heb je vast al veel geautomatiseerd. Om spam te voorkomen kun je bijvoorbeeld een beveiligd formulier op je contactpagina plaatsen. Wanneer je een webshop hebt krijg je een automatische melding als je voorraad bijna op is. En Woocommerce of Shopify sturen automatisch mails naar je klant afhankelijk van hoever jij in het verwerkingsproces bent. Ideal en PayPal regelen de online betalingen voor je. Dit is allemaal automatisering. Maar er is nog meer mogelijk op je website.

Chatfunctie

Chatten is niet alleen mogelijk via je Facebook, dit kan ook direct op je website! Er is gebleken dat klanten eerder een aankoop bij je doen, wanneer je zo makkelijk te bereiken bent. Zelfs als ze de functie niet eens gebruiken! Zeker de moeite waard, niet?

AVG

Deze konden we natuurlijk niet overslaan! Het grootste heikel punt van elke ZZP’er en MKB’er. Nadat je de verplichte documenten hebt is het belangrijk dat je de gegevens van je contacten duidelijk in een overzicht hebt. Eén van de verplichtingen die je hebt is het kunnen verwijderen van alle data van een websitebezoeker. Daarom is het handig om hier voor de juiste programma’s te hebben. Zo heeft WordPress bijvoorbeeld een update gedaan waardoor dit een stuk makkelijker is. Ze hebben een hulpmiddel gecreëerd waarmee je Persoonlijke gegevens met één klik kunt verwijderen! Je vult het mailadres gelinkt aan de data in, WordPress stuurt een mail en wanneer de eigenaar het verzoekt verifieert, wordt alles verwijderd.

Plugins

Ben jij een WordPress gebruiker? Dan heb je ontelbare plugins die jouw werk een stuk makkelijker maken. Mijn persoonlijke favoriet zijn op het moment de “ad inserter” en “powerpress”.

Ad inserter is een plugin die klikbare afbeeldingen toevoegt aan de door jou gewenste pagina’s en berichten. Ideaal wanneer je bezoekers van blogs met een bepaalde tag wil doorverwijzen naar een andere pagina. Ook om daadwerkelijke advertenties te plaatsen is deze inserter erg fijn. Je hebt gewoon veel meer controle over wat jouw bezoeker te zien krijgt, en wanneer je een nieuw product hebt ontwikkeld kun je in één keer een advertentie daarvoor laten zin in berichten en op pagina’s die daarmee te maken hebben.

Powerpress is een plugin die wij nog niet gebruiken, maar waar ik wel een grote fan van ben. Wanneer jij podcasts maakt is dit een geweldige plugin. Want we luisteren allemaal op een andere manier naar podcasts; via de website van de ‘podcaster’, iTunes, Google Play, of als download die we willen bewaren. Het mooie aan Powerpress is niet alleen dat voor iedereen de favoriete manier van podcasts luisteren (en je ervoor inschrijven) beschikbaar is, maar dat de podcast ook nog eens helpt bij je SEO! O ja, en het ondersteunt ook nog eens video. Want wanneer er interactie is, is dat eigenlijk ook wel leuk om te zien 😉

Organisatie

Back-ups

Hoewel computers steeds beter werken en minder vaak crashen, blijft het belangrijk om een goede back-up van je werk te hebben. Je hebt daarbij drie handige gratis en online opties:

  1. Dropbox. Je krijgt een basis aan ruimte en kan deze verhogen door bepaalde acties uit te voeren (het uitnodigen van je vrienden bijvoorbeeld). Het handige eraan vind ik de plugin waarmee je alles altijd op elk apparaat kan inzien en gebruiken. Ook hoe het werkt vind ik erg fijn. Op mijn computer kan ik het gewoon als elke andere map behandelen. Een kind kan de was doen!
  2. STACK. Dit programma is relatief nieuw. Het is van onze webhost TransIP en kan net als Dropbox als map op je computer opgeslagen worden. Ik vind het vooral leuk om deze te gebruiken voor mijn videografie klanten. Ze krijgen een speciale link waarop zij hun eigen documenten kunnen downloaden. Je hebt veel controle over het delen van zo’n link, en kunt bijvoorbeeld bepalen tot wanneer men gebruik kan maken van deze link. Net als bij Dropbox kun je oneindig grote bestanden plaatsen en kan je alle bestandssoorten erop opslaan/back-uppen. Als ik me niet vergis is deze optie wel alleen gratis mogelijk wanneer je een website bij TransIP hebt. Geen website? Dan kun je er alsnog gebruik van maken middels een maandelijks abonnement
  3. Google Drive. Nou, ik ben nieuw op het gebied van Google Drive (ja ik weet het, hoe kán dat nou?), maar meteen fan. Als Apple gebruiker wil ik eigenlijk alles van Apple gebruiken, maar nu ik Google Drive heb (her)ontdekt kan ik niet meer zonder. Alles is digitaal en werkt súper makkelijk. Ook bij Google kun je de Drive op je computer installeren, en het werkt handig samen met alle andere Google programma’s. Daarnaast hebben zij hun eigen tekstverwerker en spreadsheet, waardoor je Word en Excel eigenlijk niet eens meer hoeft te kopen!

Projectmanagement

Als het om organisatie gaat moet je eigenlijk beginnen bij het managen van je projecten. Wanneer je al je documenten, plannen, to do’s, ideeen op orde hebt gaat alles tien keer sneller. Zelf gebruik ik Trello, maar ook Asana en MeisterTask zijn goede opties hiervoor. En ik zie de laatste tijd Monday vaak voorbij komen, maar dat komt volgens mij omdat ze zich profileren als Asana concurrent. Ik ben wel benieuwd of iemand van jullie hier ervaring mee heeft! Laat het me weten op social media via #datislink

En de meeste project management websites werken ook samen met Dropbox of Google Drive. Zo heb je alles op één plek, en wanneer je met anderen samenwerkt, kun je ze gewoon uitnodigen en worden zij onderdeel van de projecten waaraan ze meewerken. Als je van overzicht houdt, dan is het zeker de moeite waard om deze programma’s te onderzoeken en hier zo snel mogelijk mee aan de slag te gaan! Ik moet je wel zeggen, wanneer je midden in een project zit is de overgang even zwaar en kost veel tijd, maar bij een nieuw project voel je meteen de rust van de duidelijkheid!

organisatie projectmanagement project management trello boards automatiseren

Extra: Google

Google is awesome! Ik gebruik al een hele tijd de Google Calendars om samen te werken met anderen of wanneer ik online een calender wil delen. YouTube is tegenwoordig natuurlijk van hun en Google Search gebruiken we volgens mij bijna allemaal, net als Gmail. Maar ze hebben nog een heleboel minder bekende geweldige websites, waaronder Translate (fan!), Hangouts én het verborgen pareltje: Google Scholar. Hier vinden Kaylee en ik veel geweldige artikelen voor ons eigen research. Bizar dat we vroeger voor dit soort opties allemaal moesten betalen, en dat Google (inclusief hun tekstverwerker en spreadsheet) alles gratis aanbiedt! Waarom zou je er geen gebruik van maken denken wij bijna!

 

We missen vast nog een heleboel handige apps, plugins en websites. We zijn erg benieuwd naar welke jij nog meer gebruikt voor jouw automatisering. Wat kan jij ons aanraden om onze productiviteit te verhogen? Deel het op social media en gebruik #datislink
Gaat automatiseren lekker, maar wil jij nóg productiever zijn en/of werk je liever samen? Doe de werkstijlentest en ontdek jouw werkwijze, en welk type business buddy het beste bij jou past!