Als een baas

Je hoeft niet alles zelf te doen. Stap 1: automatisering (1/2)

Momenteel ben ik grote fan van de podcasts van Amy Porterfield. Ik ben helemaal vooraan begonnen met haar Online Marketing Made Easy podcasts en hoewel ik er af en toe eentje oversla omdat het niet meer relevant is (ze is namelijk in al 2013 gestart!), heb ik ze tot nu toe verder allemaal met veel aandacht geluisterd!

Net nadat Kaylee haar artikel Waarom je jouw ideeën wél moet delen had geschreven luisterde ik naar de podcast met de succesvolle ondernemer Chris Ducker. Deze podcast ging over hoe je je Online Marketing kunt uitbesteden. Nou is het zo dat deze podcast wel duidelijk gaat over ondernemers die zoveel en zo hard werken (en er ook naar verdienen) dat ze geen tijd of ruimte meer over hebben in hun agenda om hun bedrijf naar een hoger level te tillen. Dit is niet voor iedereen van ons het geval. Hoewel je mogelijk fulltime aan het werk bent, kan het zijn dat je nog niet naar dit niveau verdient. Je zit nog in de echte investeringsfase voordat je bedrijf gaat lopen. Dan is het extra belangrijk om te ontdekken hoe je bepaalde onderdelen kunt uitbesteden zonder dat het je te veel geld kost. De podcast van Amy Porterfield en Chris Ducker inspireerde me om daarom een artikel te schrijven over wat je wel kunt uitbesteden zonder dat het je al te veel geld kost, terwijl je er toch veel tijd mee gaat winnen!

Budget

Als (startende) zelfstandig ondernemer hebben we al snel het gevoel dat we alles alleen moeten doen. Je hebt nog geen budget om anderen in te huren of weet nog niet goed waar je dan zou moeten beginnen. Een Virtual Assistant die even goed is in alles wat jij nu zelf doet zou ideaal zijn. Want jij weet precies wat je nodig hebt. Maar ja, niemand is hetzelfde. Mocht je nou wel het budget hebben om een VA in te zetten, dan zou ik dat zeker doen! Kijk waar jij het meeste hulp in nodig hebt: waarvan je weet dat je daarin het meeste kunt winnen. Kies bijvoorbeeld voor een Web Marketeer, vind een Audio/Video Editor of een Graphic/Web Designer die jou aanvult of zelfs versterkt in je bedrijf.

Maar wat als je dit budget niet hebt?

Ik noemde al eerder het artikel dat Kaylee schreef. Het gaat over hoe belangrijk social learning is (een vorm van leren door middel van het observeren en leren van anderen) en hoe wij als mens al zo ver zijn gekomen dankzij onze sociale vaardigheden en natuurlijke neiging tot kennisdeling.
En we zien ook dat veel grote bedrijven hier allang gebruik van maken. Kijk maar eens op je telefoon. Hoeveel handige gratis apps heb jij daar al niet op staan? Je mail staat er hoogstwaarschijnlijk op, je agenda, internetbankieren en je navigatie app. Allemaal voorbeelden van (vaak gratis) digitalisering en automatisering waarmee jij in het dagelijks leven tijd bespaart.

Dit kun je ook toepassen in je bedrijf. Er zijn ontzettend veel soorten tools en apps die jij kunt gebruiken om tijd te gaan besparen, en meer tijd en energie in bijvoorbeeld je marketing te steken, zodat je een stabiel inkomen kunt gaan genereren en je bedrijf naar een hoger level kunt tillen! In deel 1 van dit artikel deel ik hoe je op het gebied van verkopen, mail en administratie. In deel 2 gaan we dieper in op social media, wat je nog meer op je website kunt automatiseren en back-ups. Wil je die als eerste in je inbox ontvangen? Schrijf je dan hier in voor ons Journal.

Verkopen

Je staat er misschien niet bij stil, maar als al deze goedkope websites niet bestonden kon je niet zo makkelijk jouw producten of diensten verkopen. Dan zouden we alleen nog face-to-face kunnen verkopen of moest alles via de post gedaan worden.

Webshop

shopifyJe kunt je eigen website “bouwen” met daarop een webshop. Op platforms als WordPress of Squarespace bouw je de pagina en met eCommerce tools als Woocommerce, Magento of Shopify bouw je je shop. Daaraan link je dan een betaalmethode als PayPal, iDeal of Pay.nl. Maar het kan nog veel makkelijker! Er zijn genoeg verzamel-verkoopsites waar ook jij een account aan kunt maken en direct kunt beginnen met verkopen. Denk bijvoorbeeld aan Etsy, eBay of het Nederlandse Bol.com. Je kunt zelfs via Marktplaats jouw producten of diensten(!) verkopen. Zij regelen eigenlijk alles, jij hoeft het alleen op te sturen. Je betaalt vaak een kleine fee voor elk product dat je verkoopt. Afhankelijk van jouw type product kun jij bepalen welke van deze sites perfect bij jou past.

Betaalverzoek

Gebruik jij bijvoorbeeld Instagram om je producten of diensten te verkopen? Dan heb je helemaal geen webshop nodig. Alleen het betalen werd dan een kleine uitdaging tot voor kort. PayPal was er natuurlijk al, maar nu kun je het jezelf nog makkelijker maken door een Tikkie of ander betaalverzoek sturen. Piece of cake!

Mail

We gebruiken de mail allemaal, maar wist je dat er een aantal handigheidjes zijn om je mailverkeer te versnellen?

Handtekening

Ontvang jij regelmatig dezelfde vragen van je (potentiële) klanten? Stel dan éénmalig een handtekening op die antwoord geeft op deze vragen. Deze handtekening gebruik je dan niet als handtekening, maar als de volledige mail.
Voor mijn videografie werk ik bijvoorbeeld met vaste pakketten. Wanneer een prospect mij mailt met de vraag wat zijn/haar wens kost, dan stuur ik zo’n handtekening. Hierin bedank ik ze voor hun interesse, vertel ik over de collectie aan pakketten en stel ik een aantal vragen waar ik het antwoord op nodig heb om een persoonlijke offerte op te kunnen stellen. Ook bied ik aan om een afspraak te maken om elkaar te zien, zodat we het face-to-face kunnen bespreken. Dit werkt voor mij te gek.
Deze mail pas ik uiteraard nog een beetje aan adhv. de ontvanger en eventuele vragen/wensen, maar ik hoef de mail niet iedere keer weer helemaal opnieuw op te stellen. Oftewel: zo win ik heel veel tijd!

Een ander handigheidje met de handtekening is dat je je werkdagen hierin kunt verwerken. Wanneer je een contact terugmailt ziet hij/zij daardoor meteen wanneer ze jou het snelst te pakken kunnen krijgen. Ideaal wanneer je niet elke dag werkt (of achter je computer zit).

Automatisch antwoord

Ook het automatisch antwoord wordt nog te weinig gebruikt en is perfect inzetbaar. Uiteraard perfect voor je Out-of-office berichten, maar je kunt het ook op ontelbare andere manieren inzetten.
Ik ben persoonlijk geen fan van een standaard automatisch antwoord. Ik heb een keer gehad dat ik op vakantie was en een klant met zo’n standaard automatisch antwoord mij mailde. Mijn mail antwoordde daar automatisch op, en die van haar weer op die van mij. Tot mijn inbox vol zat en m’n mailprogramma crashte 😅. Er zijn overigens vaak wel veel regels die je aan je automatisch antwoord kunt hangen. Bijvoorbeeld dat een mailadres maximaal 1x per dag zo’n automatisch antwoord ontvangt.
Waar ik wel een fan van ben is voor specifieke mails een autoresponder instellen. Ontvang je een “high priority” mail? Een automatisch antwoord waarin je aangeeft dat je de mail ontvangen hebt en er zo snel mogelijk mee aan de slag gaat. Heb je een mail die je niet meer gebruikt? Automatisch antwoorden zijn hier perfect voor! Wat je dan doet is het volgende: je bedankt de verzender, geeft aan dat dit emailadres niet meer in gebruik is, zet je nieuwe mail in de CC! De verzender weet dat zij jouw email moeten updaten in hun contactenlijst, maar hoeft verder niets extra’s te doen zodat jij de mail toch ontvangt. Handig toch?

Nieuwsbrief

Blog jij graag, heb je vaak acties lopen of vaak nieuwe producten of diensten? Dan is de automatische nieuwsbrief perfect voor je. In programma’s als Mailchimp of ActiveCampaign kun je dit zelfs volledig automatiseren. Zo hoef jij helemaal niets te doen om jouw (potentiële) klanten op de hoogte te houden. Het enige wat jij moet doen is de mailadressen verzamelen (en toestemming krijgen om de nieuwsbrief te sturen, want AVG!).

Administratie

Ik denk dat we dit wel met zekerheid het grootste obstakel van elke solopreneur kunnen noemen: administratie. We houden er gewoonweg niet van! Daarom is het zo belangrijk om dit onderdeel zo simpel mogelijk te maken!

Urenregistratie

getgekkoHet is belangrijk om je uren te registreren. Je kunt hieruit namelijk heel veel analyseren en na een bepaalde periode goed bepalen of jouw prijzen wel overeenkomen. Want al die indirecte uren zul je uiteindelijk toch ook moeten terugverdienen. Daarnaast heb je hoogstwaarschijnlijk ook te maken met het urencriterium voor de Zelfstandigenaftrek. Wanneer je dit heel los oppakt, gaat de Belastingdienst hier niet altijd mee akkoord. Heel belangrijk dus.
Je hebt verschillende opties hiervoor. Je kunt het bijhouden in je agenda (gaat toch vaak wat meer op de gok), je kunt een mooi Excel bestand maken of online vinden (waarin je je begintijd, eindtijd, project en evt. omschrijving verwerkt) die alles automatisch berekent, of je kiest voor de app met de start- en stopknop. Er zijn een heleboel opties hiervoor, maar we raden je zeker aan om even naar Gekko of Toggl.

Overigens kun je ook je Rittenregistratie op deze manier aanpakken met een app als Gekko.

Factureren

Allereerst is het handig als je een standaard template maakt voor je factuur. Vaste info wil je nooit opnieuw moeten typen. Maar ook het factureren gaat veel makkelijker met apps. Ook dit is heel handig in Gekko (hoewel in de gratis versie wel hun logo staat, maar met Adobe Acrobat (niet de reader!) is die er ook zo weer uit). Moneybird is heel fijn omdat je ook een betaallink toe kunt voegen aan de factuur. Klanten betalen sneller wanneer je een betaallink toevoegt.

Boekhouden

Op zoek naar een compleet boekhoudprogramma? e-Boekhouden, Moneybird en Reeleezee zijn absolute aanraders. Je kunt er offertes en facturen in opstellen, een balans en winst-/verliesrekening opstellen en alle informatie vinden voor je BTW aangifte. Ook het digitaliseren van je bonnen is een fijn handigheid waarbij je geen risico meer loopt dat de hond je schoenendoos vindt en helemaal vernietigt! Wanneer je deze info er namelijk uit kunt halen, gaat je belastingaangifte een stuk sneller, maar weet je ook waar je geld vandaan komt en heen gaat, en daarop reageren. Cruciaal in elk bedrijf!

 

Dit waren de automatisering tips voor deze ronde. Wil je nóg meer tips ontvangen, maar dan op het gebied van social media, je website en organisatie? Lees ze hier!