Academy

Plannen – Word weer de baas over jouw tijdsbesteding

Je hebt je doelen op orde, daaruit taken opgesteld en je prioriteiten vastgesteld. Dan is het nu (ja nu pas!) eindelijk tijd om je planning te gaan maken. Nu ga je exact vaststellen welke taken je wanneer gaat uitvoeren. Een handige tool om dat te doen is de ALPEN planning. Dit werkt als volgt:

Arrangeren van de takenlijst

Check wat er allemaal op je takenlijst staat. Haal al je taken met de hoogste prioriteit uit je week-, maand- en/of projectplanning en pak de niet afgehandelde taken van de vorige dag/week erbij. Prioriteer deze vervolgens volgens de prioriteitenplanning.

Looptijd van activiteiten berekenen

Zet achter elke taak de tijd die je ervoor nodig denkt te hebben.

Plan de buffertijd

Bouw voldoende extra tijd in voor uitloop, onverwachte tussenkomsten en te optimistische inschattingen.
Deze extra tijd is cruciaal om in te plannen. Iets kan namelijk ingewikkelder blijken dan verwacht, je nog even moet opstarten of er ontstaat een spoedsituatie die echt even voor moet. Je kunt als richtlijn goed starten met de onderstaande berekening. Hoe langer je dit doet, hoe beter jij weet hoeveel buffertijd je voor jezelf in moet plannen.

A-taken: 15% buffertijd
B-taken: 20% buffertijd
C-taken: 65% buffertijd

Eindbeslissing nemen over prioriteiten

Bekort je to-do lijst en draag taken waar mogelijk over (delegeren).
Als je tijd te kort komt na de berekening van de looptijd en buffertijd, schrap dan in je takenlijst op basis van je prioriteiten. Zorg ervoor dat je dus je to-do list blijft monitoren.
Ga na hoe je de benodigde tijd tot het hoogst noodzakelijke kunt terugbrengen en stel anderen hiervan eventueel op de hoogte

Nalopen en overboeken van niet afgehandelde taken

Circulair is momenteel heel populair en dat is niet voor niets. Het maakt ons bewuster. Ook bij het opstellen van jouw planning doe je dit.

Loop je taken bij voorkeur na aan het einde van de dag. Zet niet afgehandelde taken op de to-do van de volgende dag of plan ze bij minder spoed voor later in.
Als taken maar blijven liggen hou de volgende regel dan aan: meteen doen en andere taken uitstellen OF delegeren/deadline verzetten. Ervan uitgaande dat ze nog steeds A-taken zijn.

 

Er zijn nog ontelbare tips die jou kunnen helpen bij het managen van je tijd. In deze werkstijlentest leer je waar jij als ondernemer op moet letten. Bekijk de webinar over energiemanagement en ontvang handige tips, freebies en andere tools direct in je inbox.