Academy

Prioriteiten stellen (priority management)

Je hebt een lijst met taken die je uit moet voeren om een groots doel te bereiken en kunt nu in principe aan de slag. Heb je deze nog niet? Stel dan eerst haalbare doelen op aan de hand van deze blog. Echter geloof ik erin dat voorbereiding je heel veel tijd kan besparen. Dus zelfs nadat ik mijn takenlijst heb opgesteld neem ik nog een laatste stap voordat ik aan de slag ga: prioriteiten stellen. Mijn twee favoriete manieren om dit te doen leg ik in deze blog uit.

Eisenhower Matrix

prioriteitenplanner matrix Eisenhower
klik om de afbeelding te vergroten

Allereerst heeft meneer Eisenhower mij enorm geholpen om te bepalen welke taken ik eerst uitvoer, en welke taken ik misschien helemaal niet uitvoer! In zijn matrix (hier rechts vertaald naar onze eigen prioriteitenplanner) vul ik alle taken in op mijn lijstje. Ik bepaal aan de hand van urgentie en belang wat voor een soort taak ik heb:

  • A taken: doen
  • B taken: plannen
  • C taken: delegeren
  • D taken: elimineren

In deze planner wordt bijvoorbeeld ook al snel duidelijk welke taken ik helemaal niet vandaag (of snel) hoef uit te voeren, maar ik beter in kan plannen.

Waarom doe ik dit nu?

Voordat je een taak gaat uitvoeren helpt het om je nog even af te vragen:

  1. WAAROM
  2. doe IK
  3. dit NU

➤ niet elk verzoek hoef ik met ja te beantwoorden, past het wel bij mijn doelen?
➤ ben ik degene die dit moet doen?
➤ is het urgent?

Delegeren

Uitbesteden doe je vaak bij C taken: ze zijn urgent, maar niet belangrijk voor je. Je gaat kijken wie meer belang heeft bij deze taken en laat hen ze uitvoeren.

Daarnaast besteed je activiteiten uit wanneer je de volgende vragen met ja kunt beantwoorden:

  • Kan een ander het goedkoper?
  • Kan een ander het beter of sneller?
  • Is er iemand die het veel leuker vindt om te doen dan ik?
  • Ken ik iemand die de taak graag wil leren?

1 to-do lijst

Het kan zijn dat je verschillende taken graag gesplitst houdt per project of klant om zo overzicht te houden hoever je bent. Toch is het heel erg belangrijk om voor “vandaag” één gezamenlijke to-do list te maken. Dit betekent dat ik al mijn taken van vandaag op 1 plek kan zien en vanuit daar aan het begin van de dag een goed overzicht kan maken van alles wat vandaag moet gebeuren. Geen post-it’s, Outlook takenlijst of taken in mijn agenda (behalve als ze voor een specifieke datum en tijdgebonden zijn), maar alleen in die ene app of op die ene pagina.

Wil je nog meer tips over hoe je jouw dag het beste in kunt vullen? Deze 7 simpele tips helpen je daarbij.

 

Er zijn nog ontelbare tips die jou kunnen helpen bij het managen van je tijd. In deze werkstijlentest leer je waar jij als ondernemer op moet letten. Bekijk de webinar over energiemanagement en ontvang handige tips, freebies en andere tools direct in je inbox.